Accompagnement en gestion des bénévoles

Description générale : Un accompagnement de niveau intermédiaire, conçu pour les OBNL qui souhaitent faire le point sur leur gestion des bénévoles avec l’aide d’un expert, et obtenir des recommandations ciblées. Ce palier offre une consultation approfondie ponctuelle aboutissant à un diagnostic sommaire et à un plan d’action à court/moyen terme.

Services inclus :

• Rencontre exploratoire (1–2 heures) : une rencontre individuelle est organisée avec l’organisme (en personne ou en visioconférence) afin de comprendre sa situation actuelle. Lors de cet entretien, le conseiller en bénévolat recueille des informations sur l’organigramme bénévole, les défis rencontrés, les pratiques en place et les objectifs de l’OBNL. Cette discussion permet d’identifier les points forts et les problèmes du système bénévole en place.
• Analyse « Vue d’ENSEMBLE » (VE) : C’est le nom que nous avons donné à notre modèle créé sur-mesure par une collaboration du milieu de la recherche et du milieu communautaire. Ce modèle, tellement simple qu’on peut le présenter en 5 minutes avec seulement un bout de papier et un crayon, est surprenant dans la profondeur d’analyse qu’il permet. En plaçant vos pratiques dans le modèle, le conseiller pourra immédiatement révéler vos forces et défis et comment ils interagissent dans votre gestion.
• Rapport et recommandations concrètes : le conseiller prépare un court rapport de recommandations basé sur l’analyse VE. Ce document (ou courriel de suivi) liste des actions concrètes à entreprendre à court et moyen terme pour améliorer la gestion des bénévoles. Par exemple, on pourrait y proposer d’instaurer un rituel de reconnaissance mensuel pour les bénévoles (court terme), de développer un partenariat avec une école locale pour recruter des jeunes volontaires (moyen terme), ou de mettre à jour le guide des bénévoles de l’organisme. Les recommandations sont priorisées et adaptées aux ressources de l’OBNL, afin d’être réalistes et rapidement mobilisables.
• Suivi léger : dans le mois qui suit, une brève séance de suivi (par téléphone ou visioconférence, ~30 min) peut être offerte pour faire le point sur la mise en œuvre des premières actions et répondre à d’éventuelles nouvelles questions découlant du rapport.

Livrables : un document synthèse (quelques pages) comprenant l’analyse VE sommaire et la liste des recommandations d’action. Ce document reste confidentiel et propre à l’organisme, pouvant être utilisé en interne pour planifier les améliorations.

Tarification : le coût de ce palier est forfaitaire, variant entre 200 $ et 1 000 $ selon l’ampleur du mandat. Le tarif exact est établi à l’avance, en fonction de la taille de l’organisme et de la complexité des enjeux à analyser.

Description générale : Le niveau Premium s’adresse aux OBNL qui souhaitent un accompagnement complet et approfondi, équivalent à un service-conseil professionnel et personnalisé en gestion des bénévoles. Il s’agit d’un mandat sur mesure, dont le contenu et la durée sont adaptés aux besoins spécifiques de l’organisation. Cet accompagnement premium permet d’aller en profondeur dans le diagnostic des enjeux et d’offrir un soutien étalé dans le temps pour la mise en œuvre des changements.

Services inclus :

• Pré-rencontre exploratoire : avant de débuter officiellement le mandat, une rencontre préliminaire (gratuite) est offerte afin de cerner les besoins exacts de l’OBNL et de définir le cadre d’intervention. Lors de cet échange, les objectifs du mandat premium sont clarifiés conjointement avec l’organisation et un devis estimatif est élaboré.
• Analyse des documents et pratiques internes : une fois le mandat lancé, le conseiller procède à une étude approfondie des matériaux existants de l’organisme relatifs aux bénévoles. Cela inclut par exemple : le guide du bénévole ou manuel d’accueil, les gabarits de communications (courriels types, infolettres bénévoles), les outils d’intégration ou de formation en place, les politiques internes concernant les bénévoles, les descriptions de postes bénévoles, etc. L’objectif est de passer en revue systématiquement tout ce qui structure la gestion des bénévoles dans l’organisation, afin d’identifier ce qui fonctionne bien et les lacunes éventuelles.
• Diagnostic complet (analyse VE et FFOM approfondie) : en consolidant les informations de la pré-rencontre, des entretiens additionnels (au besoin) avec certains bénévoles ou responsables, et l’analyse documentaire, le service produit un diagnostic détaillé de la situation de l’OBNL. Ce diagnostic prend la forme d’une analyse Vue d’ENSEMBLE (VE) exhaustive, comprenant une analyse FFOM et commentée en profondeur, mettant en évidence les enjeux stratégiques. Le diagnostic inclut également une analyse de la cohérence des pratiques de l’organisme par rapport aux meilleures pratiques du milieu.
• Recommandations stratégiques : sur la base du diagnostic, une série de recommandations détaillées est fournie. Celles-ci sont structurelles et à plus long terme, par rapport au palier intermédiaire : il peut s’agir par exemple de développer un plan stratégique de développement du bénévolat sur 3 ans pour l’organisme, de mettre sur pied un programme de mentorat où des bénévoles d’expérience coachent les nouveaux, de revoir la gouvernance pour inclure un comité des bénévoles, ou encore d’implanter un logiciel de gestion des bénévoles. Les recommandations premium visent à transformer en profondeur la gestion bénévole de l’OBNL pour la rendre plus efficace, pérenne et alignée sur la mission et les valeurs de l’organisation. Un calendrier de mise en œuvre peut être proposé, échelonnant les actions dans le temps.
• Indicateurs clés de performance : selon le diagnostic, quelques indicateurs seront proposés pour analyser la performance des changements mis en place. Il est possible ensuite de réaliser une phase test, puis d’évaluer les résultats et d’ajuster les actions en conséquence. Ces indicateurs seront choisis pour éviter d’accabler l’équipe avec une saisie de données trop lourde. Quelques exemples d’indicateurs : le taux d’absences imprévues des bénévoles, le temps requis pour intégrer un nouveau bénévole, le taux de satisfaction des bénévoles, le taux de clics sur les communications de l’organisme.
• Accompagnement dans la mise en œuvre (banque d’heures) : le service premium inclut une banque d’heures d’accompagnement personnalisé, dont le volume est déterminé avec l’organisme (par exemple 10, 20 ou 30 heures, selon le mandat et le budget). Ces heures peuvent être utilisées de manière flexible pour soutenir le déploiement des recommandations : sessions de suivi mensuelles, participation du conseiller à des réunions d’équipe ou du conseil d’administration pour présenter le plan bénévole, aide à la co-construction d’outils, séances de formation spécifiques pour le personnel encadrant les bénévoles, etc. L’idée est d’offrir un soutien soutenu dans la durée, afin que l’OBNL ne soit pas laissé seul avec un rapport, mais bénéficie d’un appui concret pour réaliser les changements.

Livrables : un rapport complet d’accompagnement contenant le diagnostic détaillé et les recommandations stratégiques, accompagné d’un plan d’action à long terme. En annexe peuvent figurer des outils personnalisés élaborés pendant le mandat.

Tarification : le coût du palier Premium est établi sur mesure, en fonction de l’ampleur du mandat. Une soumission détaillée est fournie après la pré-rencontre exploratoire, tenant compte du temps d’analyse requis et du volume d’heures d’accompagnement continu souhaité. Ce tarif personnalisé assure que l’OBNL ne paie que pour les services réellement nécessaires et ajustés à son contexte. (À titre indicatif, un mandat type incluant diagnostic complet + ~15 h de suivi pourrait représenter un investissement de quelques milliers de dollars.) Les membres corporatifs de Convergence action bénévole profitent d’un taux préférentiel sur ce service.